In een tijd van data en informatie ontkomen ook HR-afdelingen niet aan het gebruik van cijfers en rapporten. Maar voor veel kleinere organisaties zijn ingewikkelde statistieken en kunstmatige ’intelligentie’ totaal niet relevant als het over HR of medewerkers gaat. Wel wil je inzicht in hoe de organisatie er qua personeel voorstaat. Wat wil je weten, hoe kom je aan informatie en hoe gebruik je rapporten en inzichten?
Cijfers van personeel en organisatie kunnen veel trends zichtbaar maken en inzichten opleveren om de organisatie te verbeteren. Is het aantal werknemers, of medewerkers per afdeling, beperkt, dan is het moeilijk om uit cijfers ‘stuurinformatie’ voor personeelsbeleid te halen. Individuele gevallen of uitzonderlijke situaties hebben simpelweg een te grote invloed op de rapportages. Als kleinere organisatie wil je natuurlijk wel gebruik kunnen maken van inzichten in medewerkers en organisatie. Bijvoorbeeld als het gaat om uren en projecten, aanwezige competentie, de waarde van openstaand verlof, vervaldata van certificaten of contracten, uitgegeven bedrijfsmiddelen en dergelijken.
Hoe zorg je voor managementinformatie op het gebied van medewerkers in kleinere organisaties?
Wil je inzicht in trends en statussen van medewerkers en medewerkersprocessen, dan moet je voor de juiste informatie zorgen. Daarbij is het belangrijk dat je de informatie duidelijk kunt indelen op basis van nuttige categorieën en een historie van gegevens kunt opbouwen. Zo kun je per afdeling zien wat erop dit moment gebeurt en kun je ontwikkelingen van de afgelopen weken, maanden en jaren inzichtelijk maken.
De eenvoudigste en meest complete manier om managementinformatie te verzamelen, is door gebruik te maken van een personeelsinformatiesysteem. Daarin staan alle gegevens van medewerkers en organisatie bij elkaar, worden personeelsprocessen direct verwerkt en kun je alle gegevens en informatie met elkaar combineren of tegen elkaar afzetten.
Zo kun je de meest uiteenlopende managementrapportages oproepen en trends of inzichten herkennen die voor personeelsbeleid en/of directe acties van belang kunnen zijn.
Wat zijn relevante managementrapportages voor kleinere organisaties?
Een relevante managementrapportage op het gebied van personeel bevat natuurlijk inzicht in wat jij wilt weten over medewerkers en de organisatie. Dat kunnen gewerkte uren zijn, actuele verlofsaldi en de waarde daarvan, het aantal FTE op peildatum of de status van de beoordelingsgesprekken van een bepaalde afdeling. In principe kun je alles wat je registreert ook rapporteren.
In Apployed hebben we de meest gebruikte en gevraagde rapportages standaard in het systeem staan. Deze kun je openen in het scherm dat gerelateerd is aan het gewenste rapport.
Niet alleen rapporteren ook notificeren!
Naast inzichten, kun je uit jouw opgeslagen gegevens ook uit te voeren acties halen. Het voordeel van een personeelssysteem is dat je dit kunt automatiseren. Zo kun je Apployed laten weten dat en wanneer je een herinnering wilt ontvangen van iets dat je in Apployed hebt geregistreerd. Je kunt zelf kiezen aan welke velden (informatie) je een notificatie wilt koppelen, wat er in die herinnering staat en wie deze moet(en) ontvangen.