Ondernemers, HR-medewerkers en office-managers die we ons HR-systeem laten zien, stellen tussendoor vaak HR-gerelateerde vragen. Over algemene wetten, over wat bij andere klanten gebruikelijk is en over hoe ze Apployed voor een situatie kunnen gebruiken. Op de meeste vragen kunnen we een passend antwoord geven, een aantal daarvan is wellicht voor meer mensen relevant. Deze behandelen we kort, per thema. Hier gaat het over verlof.
Bij het tonen van de verlof en verzuimregistratie komen verschillende waardes voorbij, uiteenlopend van actuele verlofsaldi tot verlofregelingen en instellingen voor de overname van verlof aan het eind van het jaar. De eerste vraag die we krijgen luidt meestal:
“Hoeveel vakantieverlof geef ik een medewerker per jaar? En hoe verwerk ik dat in Apployed?”
Vakantieverlof bestaat uit een wettelijke en een bovenwettelijke component. We berekenen verlof in meestal Nederland in uren. Het wettelijke vakantieverlof per jaar is 4 maal het aantal contracturen per week. Iemand die 40 uur per week werkt, krijgt wettelijk (4×40=) 160 uur vakantieverlof. Dat staat gelijk aan 4 aaneengesloten weken. Als werkgever mag je werknemers meer uren vakantieverlof per jaar geven. Daarin ben je vrij.
In Apployed:
In het systeem geeft je één keer op hoeveel verlofuren iemand met een fulltime-contract op jaarbasis krijgt in jullie organisatie. Apployed berekent voor iedere medewerker vervolgens automatisch het wettelijke en bovenwettelijke deel van het vakantieverlof. Daarvoor gebruikt Apployed het aantal contracturen van iedere medewerker ten opzichte van het aantal contracturen van iemand met een fulltime-contract in jullie organisatie. Jij hoeft alleen de gegevens in te vullen die je kent, Apployed doet de rest.
Natuurlijk zijn er voor bepaalde groepen andere en/of extra verlofregelingen. Deze kunnen zijn opgenomen in een cao of in het personeelsbeleid van een organisatie. Voor al deze regelingen kun je regelingen aanmaken in Apployed.
“Kan opgebouwd verlof vervallen?”
Opgebouwd verlof kan vervallen. Wanneer dat gebeurt hangt af van het soort verlof. Er is een onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Wettelijk verlof vervalt 6 maanden na afloop van het jaar van opbouw, bovenwettelijk verlof vervalt 5 jaar na afloop van het jaar van opbouw.
Wettelijk verlof dat een medewerker gedurende een jaar opbouwt, moet door de medewerker binnen zes maanden in het jaar daarop opgenomen zijn. Deze regel is ingesteld om medewerkers met enige regelmaat verlof op te laten nemen (rust te laten nemen) en geen enorme verlofsaldi (kosten voor werkgever) op te laten bouwen.
Bij bovenwettelijk verlof geldt dat opgebouwd verlof, na het jaar van opbouw, nog 5 jaar lang opgespaard en opgenomen kan worden.
In Apployed zijn deze wetten en regel automatisch toegepast, inclusief meldingen om je van relevante data op de hoogte te houden.
“Verlof overnemen naar volgend jaar?”
Aan het eind van elk jaar bereken je hoeveel verlofuren van de medewerkers naar het nieuwe jaar moeten worden meegenomen. De resterende uren zet je, onder de juiste regeling (wettelijk of bovenwettelijk), bij het saldo van de betreffende medewerker in het nieuwe verlofjaar. In Apployed worden die waarden eenvoudig door het systeem berekend en bijna automatisch overgenomen. Via een rapportage roep je eenvoudig op welke financiële waarde aan overgenomen verlof er voor de jaarrekening naar volgend jaar wordt meegenomen.
“En hoe werkt de verlofopbouw? En hoe bereken ik het verlof per jaar of contractduur?“
Verlof wordt in feite per uur opgebouwd. Voor elk gewerkt uur krijgt een medewerker een percentage van dat uur als betaald verlof. Wanneer je het totaalaantal uren weet dat een medewerker in een periode/verlofjaar werkt, kun je eenvoudig berekenen hoeveel vakantieverlof er in die periode door de medewerker opgebouwd wordt en opgenomen kan worden.
Apployed berekent automatisch het verlof waar iemand recht op heeft. Daarvoor gebruikt Apployed de functie-gegevens van de medewerker. Bij een vroegtijdige beeindiging van een contract, worden de saldi herberekent op basis de nieuwe situatie.
Uitzonderingen?
– Wanneer je het aantal uren dat in een periode gewerkt zal worden niet kan bepalen (bijvoorbeeld bij uurloners), wordt het opgebouwde vakantieverlof vaak direct uitbetaald.
– Werkt iemand in een week meer of minder uren dan in het contract staat? Dan kun je via een urenverantwoording een Tijd-voor-Tijd (TVT)-regeling maken in Apployed. De medewerker kan deze uren later opnemen of inhalen. Het saldo van de TVT-regeling dat aan het eind van het jaar over is (of tekort is) kun je als werkgever wel of niet overnemen naar het volgende jaar.
“Waarom is de opnamevolgorde van vakantieverlof van belang?”
Wanneer een medewerker verlof aanvraagt, moet deze kunnen kiezen welk verlof (wettelijk of bovenwettelijk) als eerst opgenomen wordt. Meestal zal voor de volgorde Wettelijk-bovenwettelijk gekozen worden (deze optie wordt door Apployed automatisch geselecteerd bij een verlofaanvraag van een medewerker), maar er zijn gevallen waarin het voordeliger is om Bovenwettelijk-wettelijk als volgorde aan te houden. Wanneer bovenwettelijk vakantieverlof 5 jaar terug opgebouwd is – en dus bijna vervalt – kan een medewerker ervoor kiezen eerst dat verlof op te maken, voordat het vervalt.
Meer over de werking van de Verlof- en verzuimregistratie binnen Apployed