Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Vroeg of laat kom je voor de vraag te staan: wil je de salarisadministratie zelf blijven doen of ga je het uitbesteden? Voor beide mogelijkheden valt natuurlijk wat te zeggen. Maar hoe maak je nu de juiste keuze?

HR-processen in kaart brengen

Voor jou als HR-manager is het belangrijk om de HR-processen continu te blijven optimaliseren. Dit helpt je om efficiënter te werken en het werkgeluk te bevorderen. Om dit te realiseren, stel je jezelf waarschijnlijk regelmatig de volgende vragen:

  • Wat zijn de nieuwste ontwikkelingen?
  • Wat gebeurt er op het gebied van technologie?
  • Wat zijn de nieuwe trends?
  • Waar liggen nieuwe kansen?

Hierbij is het belangrijk om ook kritisch te kijken naar de bestaande HR-processen. Vormen deze nog steeds de beste oplossingen voor jouw bedrijf wanneer je kijkt naar kosten, gebruiksvriendelijkheid, technologie, kennis en efficiency? Kijk dus ook zeker kritisch naar jullie salarisadministratie. Door jouw huidige situatie te heroverwegen zet je de eerste stap in het maken van keuze voor het zelf doen of uitbesteden van de salarisadministratie.

Een goed begin met ESS

Met behulp van een personeelssysteem, zoals Apployed, wordt jou al veel werk uit handen genomen als het aankomt op de salarisadministratie. Doordat zo’n systeem volledig gericht is op HR, kun je hier alle gegevens in verwerken rondom de personeelsadministratie. Dit hoef je natuurlijk niet zelf te doen. Doordat er online functionaliteiten beschikbaar zijn in de vorm van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS), ook wel bekend als E-HRM, kun je de medewerker en manager bij de HR-processen betrekken. Je bouwt hierdoor een compleet personeelsdossier op, waardoor je wijzigingen in het adres, bankrekeningnummer, aantal werkuren, declaraties of functie direct kunt doorzetten naar de salarisverwerking. Dit bespaart jou een hoop tijd en vermindert bovendien de kans op invoerfouten aanzienlijk. Dat geldt wanneer je de salarisadministratie zelf doet en een eigen salarissysteem aan jouw personeelssysteem hebt gekoppeld, maar natuurlijk ook wanneer je deze uitbesteedt.

Voordelen van het zelf doen van de salarisadministratie

  • Wijzigingen kunnen direct worden doorgevoerd, zonder tussenkomst van derden.
  • Controle door directe inzicht en actief bezig zijn met de administratie.
  • Afhankelijk van het aantal medewerkers, kan het bij een groter aantal medewerkers voordeliger zijn om de salarisadministratie in eigen beheer te houden. Je betaalt dan namelijk alleen voor het softwarepakket en de jaarlijkse licenties, plus het loon van de salarisadministrateur.

Nadelen van het zelf doen van de salarisadministratie

  • Je moet het salarissysteem goed beheersen.
  • Indirect liggen de kosten hoger: het kost jou meer tijd. Tijd die je niet kunt besteden aan activiteiten die geld opleveren. Daarnaast moet je wellicht cursussen volgen of vakliteratuur aanschaffen om jouw kennis op peil te brengen voor een goede verwerking van de salarisadministratie. Daarnaast betaal je ook voor software om de salarisadministratie te kunnen verwerken.
  • Ook heb je minder tijd over om je te richten op de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van HR. Doordat je deze mogelijk misloopt, loopt jouw bedrijf kans om achter te raken op andere bedrijven.
  • Hoe complexer de administratie, hoe lastiger het wordt om zelf te blijven doen.
  • Er moet iemand zijn die het werk kan overnemen bij vakanties/ziekte.
  • Soms moeten gegevens twee keer ingevoerd worden.

Voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

  • Je bespaart veel tijd. Niet alleen met het invoeren van de administratie, maar ook doordat je de inhoudelijke vragen niet meer zelf hoeft uit te zoeken. Je kunt de vragen direct stellen aan de partij die jouw salarisadministratie verzorgt.
  • Je hoeft geen kennis meer te hebben van complexe zaken, zoals wet- en regelgeving of softwareprogramma’s.
  • De kans op fouten wordt aanzienlijk lager.
  • Het is voordelig.
  • Behoud van controle.
  • Verantwoordelijkheid wordt uit handen gegeven.
  • Terugvallen op team bij ziekte of vakantie.
  • Proforma’s worden gratis uitgevoerd.
  • Minder kans op boetes van de Belastingdienst.

Nadelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

  • Je ontwikkelt geen eigen kennis.
  • Er zijn opstart- en maandelijkse kosten aan verbonden.
  • Last-minute declaraties of wijzigingen worden soms pas verwerkt in de volgende periode.
  • Je bent minder actief bezig met de salarisverwerking, waardoor je het gevoel kunt krijgen dat je er minder grip op hebt.
  • Data en analyses zijn niet altijd direct toegankelijk, hiervoor moet je schakelen met een medewerker van de salarisadministratie.

Bij het opvragen van proforma’s en overige data, kan het salariskantoor dit over het algemeen binnen één werkdag aanleveren.

Alles op één plek met Apployed

Besluit je om je salarisadministratie uit te besteden? Dan helpen we je hier graag mee bij Apployed. Alle voordelen op een rij:

  • Nooit meer dubbele gegevens invoeren
  • Tijdbesparend
  • Al vanaf € 4,99 per loonstrook
  • Verloning altijd volgens de laatste wet- en regelgeving
  • Helpdesk voor al je salarisgerelateerde vragen
  • Gratis proforma’s
  • Koppelingen met alle gangbare financiële systemen
  • Elektronische loonaangifte
  • Koppeling met diverse pensioenfondsen, inclusief opgave naar PAWW
  • Output rapportages in vele variaties
  • Loonstroken via ESS in Apployed direct te downloaden door medewerkers
  • Altijd één direct aanspreekpunt

Meer weten?

Wil je meer weten over het uitbesteden van de salarisadministratie aan Apployed? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.

Telefoon

010 – 478 28 78

E-mail

info@apployed.nl