Personeelsdossier up to date; hoe en waarom?

naar Personeelsdossier up to date; hoe en waarom?

Over het belang van een up to date personeelsdossier 

Als kleine organisatie ben je relatief veel tijd kwijt aan het bijhouden van de personeelsdossiers en het beantwoorden van vragen van werknemers. Goed gestructureerde en eenvoudig toegankelijke individuele dossiers voorkomen fouten rond vakantiedagen, declaraties en (aflopende) contracten.

Veel ondernemers worden op hardhandige wijze geconfronteerd met slordigheden rond de personeelsadministratie. De boetes van de belastingdienst voor (onbedoelde) fouten in de aangifte zijn niet mals. Bovendien levert een versnipperde en onvolledige salarisadministratie veel stress op. 

De essentie van uw HR-management is meer dan een kopie van het paspoort, het opzetten van een salarisadministratie en het op tijd overmaken van de lonen


Eisen die aan het personeelsdossier gesteld worden

Als ondernemer ben je -als je personeel in dienst hebt- wettelijk verplicht om een loonadministratie te voeren. Deze regels bepalen welke gegevens je moet bewaren en moet kunnen overleggen. De wetgever laat je echter vrij in de wijze waarop je de personeelsadministratie inricht en voert. Een personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:

1. Het individuele personeelsdossier
Het dossier van de individuele werknemer bevat in de eerste plaats praktische zaken, zoals de persoonlijke gegevens (NAW-gegevens; Burgerservicenummer; geboortedatum; huwelijkse staat) en zaken als de sollicitatiebrief, cv, kopieën van diploma’s en het identiteitsbewijs. Andere zaken die in dit dossier thuishoren zijn bijvoorbeeld het arbeids­contract en verslagen van functioneringsgesprekken, maar ook beris­pingen en waarschuwingen.

2. De salarisadministratie
In de salarisadministratie beheert u de financiële zaken. Naast de loonadministratie gaat het om de bonussen en onkostenvergoedingen, de individuele regelingen rond de auto van de zaak ed. De gegevens in de salarisadministratie moet u tot zeven jaar (na einde dienstverband) bewaren.

3. Het collectieve personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier tenslotte staan zaken als ziekte- en beterschapsmeldingen en de registratie van vakantiedagen.

Inzageplicht

Als werkgever heb je de wettelijke verplichting de Belastingdienst inzage te geven in de (salaris)administratie. Bij een controle kan de belastinginspecteur ook inzage vragen in de onderliggende bescheiden zoals arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden declaraties,personeelsdossiers, agenda’s, rittenadministraties etc.

Vertrouwelijk

De gegevens in het personeelsdossier zijn vertrouwelijk. Slechts een beperkt aantal personen binnen de organisatie mag inzage hebben in het dossier. Bovendien mag je de persoonsgegevens op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens alleen aan derden verstrekken wanneer: 

  • … dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de werknemer, bijvoorbeeld rond de leaseauto;
  • … dit verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of een pensioenfonds);
  • … dit de werknemer hiertoe expliciet toestemming geeft.

De valkuilen van een incompleet dossier

Een personeelsdossier dat niet op orde is, kan voor een behoorlijke financiële kater zorgen. Bekende valkuilen en misverstanden die mogelijk geld kosten zijn:

  • Een versnipperde personeelsadministratie. Hierdoor ben je veel tijd kwijt aan het opzoeken van informatie en het beantwoorden van vragen;
  • Een hapsnap loonadministratie, waardoor de salarisverwerker mutaties los krijgt aangeleverd;
  • Het onbedoeld laten verlopen van de proeftijd of opzegtermijn van een (tijdelijk) contract;
  • Geen verslagen van de beoordelingsgesprekken. Hierdoor kun je alleen een incompleet personeelsdossier overleggen bij een ontslagprocedure;
  • Het handmatig bijhouden van de verlofregistratie. Je vergeet losse verlofdagen van personeelsleden te registreren;
  • Capaciteitsproblemen door een gebrek aan coördinatie van de verlofaanvragen. Je moet hierdoor last-minute oplossingen bedenken om de bezetting op peil te houden.

Wanneer niemand echt het complete overzicht heeft, ontstaat irritatie onder medewerkers, omdat vragen over declaraties, verlof en andere zaken nooit in één keer helder kunnen worden beantwoord.

Apployed helpt je bij het opbouwen van een compleet, overzichtelijk personeelsdossier.