Hybride werken: Wat is het en heeft het toekomst?

Van de één op andere dag luidde het credo: Werk thuis, tenzij het echt niet anders kan. Een fenomeen dat op grote schaal anders misschien nog jaren op zich had laten wachten, stond nu opeens voor de deur. Noodgedwongen werden alle organisaties, groot en klein, in een stroomversnelling geduwd. Er werd een groot beroep gedaan op de eigen creativiteit. Online meetings, het streamen van evenementen en de wondere wereld van de VPN-verbindingen. We hebben heel wat stappen gemaakt en flink geïnvesteerd in het nieuwe normaal. Waarom zouden we dit dan weer volledig loslaten?

Het grootste gedeelte van de Nederlandse bevolking heeft op het moment van schrijven inmiddels minimaal 1 vaccinatie gehad tegen het coronavirus. De versoepelingen maken het al mogelijk om onder gepaste voorwaarden weer terug te keren naar kantoor. Toch reist de vraag: heeft dit nog wel de voorkeur?

Voor- en nadelen van thuiswerken

Sommige medewerkers bloeien op bij het idee zich weer onder hun collega’s te mogen bevinden. Het gezellige praatje bij de koffieautomaat en een andere omgeving dan het thuiskantoor lonken. Daarnaast zijn de overleggen vaak constructiever, wordt de reistijd gebruikt om de werkdag te laten bezinken en zijn ook de werkplekken vaak beter ingericht.

Daarnaast blijkt het thuiswerken veel medewerkers ook goed te bevallen. Zo blijft er bijvoorbeeld meer tijd over voor hobby’s, sporten of het gezin, doordat er geen reistijd meer is. Werk en privé kunnen dus beter gecombineerd worden. Ook is er vaak minder afleiding, waardoor de medewerker zich beter kan focussen op zijn werkzaamheden, productiever is en zich minder snel bezighoudt met nevenactiviteiten.

Een balans lijkt gevonden te worden in het zogenoemde hybride werken.

Wat is hybride werken?

Met de versoepelingen kunnen we langzaam, maar niet volledig, terug naar kantoor. Dat is precies wat het hybride werken inhoudt: je beperkt het aantal bezoeken aan kantoor tot een x-aantal keren per week. De 9-to-5 kantoortuinen veranderen in een ontmoetingsplek voor collega’s of zakenrelaties. Een gelegenheid om elkaar in real-life te ontmoeten. Er weer even uit te zijn, in een andere omgeving. Behoeften die op die manier vervuld worden. Hybride werken biedt je de flexibiliteit om te kunnen kiezen waar de werkzaamheden verricht worden.

Vaste werkplekken of flexplekken?

Leuk, al die mensen die vanuit huis werken en een paar keer per week naar kantoor komen. Maar hoe zit dat met de werkplekken? Blijven alle werkplekken benut? Is het een optie om te verhuizen naar een kleinere kantoorruimte? Wanneer je jezelf deze vragen stelt, is het waarschijnlijk dat jouw organisatie over zal gaan tot het inrichten van flexibele werkplekken (flexplekken). Dit biedt zowel voor- als nadelen.

Voordelen zijn dat het jouw organisatie kosten bespaart en dat multidisciplinair samenwerken wordt gestimuleerd.

Nadelen kunnen zijn dat het hanteren van een clean desk policy nog belangrijker wordt. Daarnaast zijn medewerkers gewoontedieren, die graag op hetzelfde plekje neerstrijken met hun eigen spullen. Dit is een verandering waarin je jouw medewerkers dient mee te nemen. Niet iedereen zal hier positief tegenover staan.

Succesvol hybride werken: hoe doe je dat?

Maak duidelijk wat de regels en voorwaarden zijn die gelden op kantoor. Vooral wanneer een nieuwe coronapiek wordt verwacht, is het belangrijk dat de regels worden nageleefd. Zorg er daarnaast voor dat je goed in de gaten houdt hoe alles administratief geregeld wordt en hoe medewerkers reageren. Hieronder vind je enkele aandachtspunten om het hybride werken succesvol toe te kunnen passen binnen jouw organisatie.

Houd je aan de coronamaatregelen (houd afstand, desinfecteer werkplekken en handen, blijf thuis bij klachten en laat je testen).
Houd je aan het maximumaantal toegestane personen dat op de werkvloer aanwezig mag zijn.
Laat medewerkers werkplekken reserveren. Leg uit waarom dit nodig is en hoe dit werkt.
Bereken reiskostenvergoeding en eventuele thuiswerkvergoeding naar aanwezigheid.
Zorg ervoor dat gefaciliteerde hardware en kantoormeubilair in Apployed geregistreerd staan bij de betreffende persoon, wanneer deze middelen mee naar huis zijn genomen.
Maakt jouw organisatie gebruik van leaseauto’s? Als de medewerker minder dagen op kantoor is of minder kilometers maakt, is het wellicht niet meer interessant om de leaseauto aan te houden.
Houd rekening met de medewerkers. Zij moeten zich wederom flexibel opstellen en moeten een nieuwe balans vinden tussen werk en privé. Zorg ervoor dat je hen altijd een veilig werkklimaat biedt en breng dit over op de medewerkers.
Start deze nieuwe manier van werken rustig op en zorg voor een evaluatiemoment met de medewerkers. Bespreek samen wat goed of juist minder goed werkt en wat er wellicht bijgestuurd dient te worden.

Wat doe je als er weerstand ontstaat?

Wanneer je merkt dat niet iedereen zich in de nieuwe manier van werken kan vinden, is het verstandig om zo snel mogelijk met de medewerker(s) in gesprek te gaan. Door te vragen waar de weerstand in zit, kunnen jullie samen zoeken naar een oplossing die voor jullie beiden werkt.

Kabinet vraagt advies aan SER over hybride werken

Het demissionaire kabinet lijkt enthousiast over deze manier van werken en wil dit in de toekomst zo mogelijk voortzetten. Het kabinet wil daarom weten hoe de voordelen behouden kunnen blijven en hoe de negatieve aspecten kunnen worden opgelost. Hiervoor is advies gevraagd aan de Sociaal-Economische Raad (SER).

Het kabinet is vooral geïnteresseerd in het effect van hybride werken op scholing, de gezondheid van werknemers (waaronder psychosociale arbeidsbelasting) en in de gevolgen voor verplaatsingsgedrag en de woningmarkt. Het advies van de SER, dat naar verwachting eind juli wordt uitgebracht, kan volgens demissionair minister Koolmees leiden tot beleid, onderlinge afspraken, wetenschappelijk onderzoek of vernieuwing van wet- en regelgeving.