Professionele softwareoplossingen voor processen met medewerkers worden steeds gangbaarder, ook binnen kleine(re) organisaties. De stijgende populariteit van HRM-systemen voor ‘MKB-organisaties’ is grotendeels te danken aan SaaS-oplossingen. Deze software, die online aangeboden wordt, kun je tegen scherpe tarieven gebruiken voor alles van en rond jouw medewerkers. Door de specifieke toegang die je medewerkers kunt geven en de moderne beveiligingsmogelijkheden, zijn SaaS-oplossingen voor de personeelsadministratie bovendien een manier om met de steeds geavanceerde privacywetgeving om te gaan.
SaaS (Software as a Service) maakt professionele programma’s beschikbaar voor een grote groep gebruikers. Je maakt gebruik van gestandaardiseerde software die zich in de meest uiteenlopende situaties bewezen heeft. Door iedereen, online, diezelfde software aan te bieden (je kunt het vergelijken met andere populaire onlinediensten als Spotify en social media), gebruik je moderne oplossingen tegen scherpe tarieven. Je kunt bij een SaaS-personeelsadministratie direct een eigen account aanmaken en de gegevens van jouw medewerkers en organisatie met de ‘SaaS-software’ beheren en bewerken.
SaaS = alle functionaliteit online, in de cloud
Hoe werkt SaaS voor de gegevens van en processen rond de medewerker?
1) Je krijgt altijd en overal toegang tot je personeelsadministratie via software, 2) via die software gebruikt iedereen met toegang dezelfde gegevensbron, 3) in het systeem staan alle regels en regelingen die van toepassing zijn op jouw organisatie en 4) kan iedereen precies dat zien en doen wat bij zijn/haar functie hoort.
De drie grootste voordelen van SaaS voor organisaties met medewerkers?
- Centraal beheer van alle gegevens rond medewerkers;
- Een professionele systeem waarin alle regelingen en workflows geautomaiseerd opgenomen zijn;
- Je kunt de toegang tot en het gebruik van gegevens individueel regelen en medewerkers bij hun processen betrekken.
SaaS voor de personeelsadministratie: Altijd veilig toegang tot actuele informatie
Eerste voordeel van een SaaS-personeelsadministratie is het centrale beheer van alle gegevens van en rond medewerkers. Je beheert complete personeelsdossiers en contracten, maar ook bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen. Daarnaast verwerk je alles wat er rond personeel gebeurt (verlof & verzuim, declaraties, uren, beoordelingsgesprekken en de processen rond de Wet Poortwachter) met eenvoudige software. Veel van die processen, documenten en gegeven hebben met elkaar te maken, de SaaS-administratie rekent automatisch met de regelingen die op jouw organisatie en medewerkers van toepassing zijn (CAO’s, verlofregelingen, TvT, etc.). Dat levert en altijd actuele informatie en inzichten op. Omdat alles in een enkele omgeving gebeurt, kun je de toegang en beveiliging bovendien tot op persoonsniveau beheren.
Administratie mét medewerkers in plaats van vóór medewerkers
Omdat je de personeelsadministratie automatiseert met de regels, regelingen en gegevens die op jouw organisatie en medewerkers van toepassing zijn, kun je een deel van de processen van en rond de medewerkers ook mét de medewerkers gaan doen. Je geeft iedereen in de organisatie (medewerkers en managers) de juiste toegang tot gegevens en processen in de SaaS-oplossing. Je laat medewerkers digitaal informatie aanleveren (bijvoorbeeld gewerkte uren) en/of aanvragen doen (bijvoorbeeld voor verlof) en de verantwoordelijke manager geef je de rechten om die verzoeken te accorderen. De SaaS-software handelt de processen af (berekeningen, overzichten, nieuw saldi en dergelijke). De nieuwe situatie is direct voor iedereen (met de juiste rechten) inzichtelijk.