ESS is de afkorting voor Employee Self Service en staat voor het verschuiven van invoer op de (personeels)administratie van HR/administratie/directie naar de medewerker. Dat gebeurt op basis van de mogelijkheden van e-HRM (Software, app en database voor online-administratie). Medewerkers kunnen hun eigen gegevens inzien en veranderingen doorvoeren of initiëren. De communicatie tussen medewerkers en managers verloopt via het centrale systeem, zodat de juiste mensen automatisch notificaties en verzoeken krijgen. De eerste tijdwinst zit in het vervangen van papierwerk, spreadsheets en handmatige invoer door manager of HR.
De managementrol voor administratie kan efficiënter!
MSS staat voor Manager Self Service. In lijn met ESS kan een leidinggevende via de MSS-functionaliteit verzoeken en aanvragen van werknemers accorderen en doorvoeren. Na het goedkeuren van een voorgestelde wijziging wordt de nieuwe situatie direct in het gehele systeem verwerkt. Daarmee wordt met MSS een tweede efficiëntie-slag geslagen.
“Self-service kenmerkend voor een moderne organisatie met zelfstandige medewerkers”
Een efficiënt HR-proces met ESS en MSS?
Doorgaans begint een eenvoudig proces met het indienen van (bijvoorbeeld) een verlofverzoek door een werknemer. Dit gebeurt met ESS-functionaliteit via een webportal of mobiele applicatie. De aanvraag wordt direct digitaal aan de manager verstuurd en deze kan het ingediende verzoek meteen afkeuren of accorderen. Ook dit kan op een mobiele applicatie of via een webbrowser.
Van Self Service naar tevredenheid en tijdwinst
Transparantie over verlofdagen en het zelf kunnen initiëren van verlof hebben invloed op de tevredenheid van werknemers en de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan HR-zaken. Eenvoudig voorbeeld is de kleinere kans dat een medewerker een negatieve respons krijgt op een ingediend verlofverzoek en niet snel teleurgesteld wordt. Verlof dat echt niet in de planning past zal minder snel ingediend worden en hoeft niet beoordeeld en afgekeurd te worden. Daarmee levert ESS direct extra tijdwinst op voor de HR-afdeling.